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Workflow

Workflow

Ya sea que esté enviando un mensaje a un grupo de personas u organizando documentos, es probable que encuentre una tarea en su iPhone o iPad que le gustaría acelerar. Nuestros dispositivos iOS se han convertido en potentes computadoras modernas, pero todavía hay algunas áreas en las que las limitaciones de la aplicación pueden ralentizarnos o, más simple, el tedioso proceso de realizar la misma tarea una y otra vez.

Afortunadamente, tenemos una solución para esto: la automatización. Y cuando se trata de automatizar tareas en iOS, Workflow es el rey indiscutible. Aprender a dominar Workflow es el primer paso para vivir una vida eficiente y productiva en iOS, y es así como llevo años trabajando en mi iPad.

Lo que hace Workflow

Workflow es una aplicación de automatización para iOS que le permite crear flujos de trabajo . Es un buen bocado, pero tengan paciencia conmigo. No necesita familiarizarse con las aplicaciones de automatización de OS X para comprender Workflow: en la aplicación, un flujo de trabajo se compone de una serie de acciones , ejecutadas en un solo flujo (de ahí el nombre) de arriba a abajo.

Toque el botón Reproducir en la parte superior, y Acciones se ejecutarán, una después de la otra; una vez hecho, la salida de un flujo de trabajo (su resultado) se mostrará en la parte inferior de la cadena de acciones o se le comunicará visualmente.

Un flujo de trabajo

Piense en las acciones dentro de un flujo de trabajo como dominós: una vez que se completa una acción, el flujo de trabajo salta automáticamente al siguiente hasta que llega al final. El poder de este proceso radica en la capacidad de organizar las acciones de la forma que desee, creando flujos de trabajo que resuelven problemas básicos o complejos para usted.

Cómo Workflow le permite comenzar a crear flujos de trabajo es el aspecto más fuerte de la aplicación: se integra profundamente con iOS, trayendo acciones basadas en las características del sistema nativas del iPhone y el iPad. Por ejemplo, hay acciones de “interfaz” para mostrar alertas y menús nativos que se parecen a los elementos de la interfaz iOS estándar; acciones de texto para manipular texto sin formato; acciones que funcionan con Fotos para buscar las últimas imágenes de su biblioteca; e incluso hay acciones para acceder a los datos de la aplicación Health y controlar la reproducción en la Música. En total, Workflow ofrece 13 categorías y cientos de acciones por defecto que le permiten automatizar todo tipo de tareas diarias.

Cómo hacer tu primer flujo de trabajo

Con Workflow, tu imaginación es, de muchas maneras, el único límite. Y eso también puede ser un problema al principio. Enfrentar el potencial de Workflow y la amplitud de sus acciones puede ser algo desalentador; Afortunadamente, la aplicación facilita el inicio y la experimentación.

Lo primero que debe entender es qué tipo de tarea desea automatizar en su dispositivo iOS y por qué. Mi sugerencia, si es nuevo en la automatización: encuentre tareas comunes que realmente se beneficien al requerir menos segundos cada día. Ni siquiera tienen que ser extremadamente complejos; algo simple servirá. Al automatizar, es mejor guardar un segundo en una tarea trivial que repite 10 veces al día que guardar 30 segundos en un flujo de trabajo impresionante que solo necesita una vez al mes.

Una vez que encuentre una tarea que debe automatizarse, abra Workflow, cree un flujo de trabajo nuevo (vacío) y eche un vistazo a la barra lateral de la izquierda (o deslice hacia la derecha para abrir una pestaña a la izquierda, si está utilizando Flujo de trabajo en el iPhone).

Creando un nuevo flujo de trabajo

Aquí, Workflow organiza ordenadamente acciones por categoría e integraciones de sistema (documentos, salud, fotos, etc.); también puede ver acciones sugeridas o buscar. No tengas miedo de husmear, leer descripciones de acciones y marcar acciones que llamen tu atención como favoritas. La curiosidad es el primer paso para una buena automatización.

Con una idea inicial en mente, comience a arrastrar acciones desde la barra lateral hacia el lienzo de la derecha. Recuerde: los flujos de trabajo siempre se ejecutan de arriba a abajo, y cada acción pasa su salida (el resultado de lo que hizo) a la siguiente acción como entrada .

Cuando era nuevo en Workflow, visualizar el flujo vertical de acciones antes de construir la pila fue mi mayor obstáculo para comenzar. Desde entonces he desarrollado un hábito que me viene bien todos los días: si ya sé lo que un flujo de trabajo debería hacer al principio y al final, coloco la primera acción y la última inmediatamente en el lienzo. Entonces, solo tengo que descubrir cómo pasar del Punto A al Punto B, dejando caer las acciones entre esos dos mientras juego con diferentes ideas.

Cuando experimentes con acciones, notarás que comparten algunas similitudes. Algunas acciones, como ‘Texto’ y ‘Mostrar alerta’, tienen campos de texto donde puede escribir texto que se transmitirá a una acción o se mostrará en la pantalla. Otros hacen cosas sin requerir la interacción del usuario: ‘Abrir URL’ inicia una URL en Safari, mientras que ‘Copiar en el portapapeles’ copia todo lo que se le pase al portapapeles del sistema. Hay acciones con botones para opciones (‘Reemplazar texto’ puede ser sensible a mayúsculas o no), acciones con controles segmentados (‘Fecha’ puede pasar la fecha actual o una fecha específica para la próxima acción) y acciones que tienen botones para seleccionar configuración adicional de una lista, como elegir un equipo en la acción ‘Publicar en holgura’.

Una vez más: no tengas miedo de probar acciones y ver qué pasa. Mientras crea un flujo de trabajo, use las acciones ‘Mostrar alerta’ y ‘Vista rápida’ para depurar lo que está sucediendo. Son buenas formas de previsualizar que el texto o la imagen correctos se pasen a la siguiente acción sin tener que espere hasta el final para el resultado final.

Más importante aún, tenga en cuenta que no existe una forma “correcta” o “incorrecta” de crear un flujo de trabajo. La aplicación le ofrece los elementos básicos y algunas pautas básicas, pero, en la mayoría de los casos, el mismo resultado se puede obtener de una docena de maneras diferentes. El flujo de trabajo se ha diseñado para aceptar combinaciones de acciones dispares (gracias a un potente motor subyacente llamado Content Graph), y debe aprovechar su flexibilidad para probar las ideas más locas que tenga.

Por qué las variables son tu mejor amigo

Las variables son uno de los conceptos clave detrás de Workflow. Comprender cómo funcionan lo ayudará a crear flujos de trabajo más complejos y, en general, a ahorrar mucho tiempo durante el proceso de creación.

Las variables le permiten guardar los valores que desea reutilizar en un momento posterior en un flujo de trabajo. Una variable puede ser cualquier cosa: un poco de texto, una imagen, una fecha, una ubicación o incluso una combinación de múltiples tipos de datos, como una cadena de texto y una imagen, todo dentro de la misma variable. Piense en las variables como tokens dinámicos: puede insertarlas o pasarlas a acciones con un solo toque, y transportan información que se generó en otros puntos del flujo de trabajo.

Por ejemplo, si tiene un flujo de trabajo que obtiene la fecha actual al principio pero solo necesita usar esa fecha al final, puede guardar la fecha en una variable en la parte superior y recuperarla más tarde.

Guardando una variable de fecha

Para trabajar con variables, usará las acciones ‘Establecer variable’ y ‘Obtener variable’. Cada variable tiene un nombre (asignado por usted) y puede usarse tantas veces como desee. El mejor aspecto de las variables es que, a diferencia de las acciones, pueden hacer algo más que simplemente ser tratado como un insumo y producto: pueden integrarse en acciones. Tome la acción ‘Elegir del menú’, por ejemplo:

Elija del menú

Esta acción muestra un menú para elegir entre múltiples opciones. Hay varios campos diferentes que puede modificar en la acción, incluido el título del menú y las opciones disponibles. Pero si desea que el campo Prompt obtenga datos generados dinámicamente a partir de acciones anteriores, puede tocar el botón ‘Variable’ y elegir uno para usar dentro del campo.

Mostrando un mensaje con una variable de fecha como título

En Workflow, debe usar variables siempre que sea posible, ya que ayudarán a ahorrar un tiempo considerable al crear nuevos flujos de trabajo. Tenga en cuenta, sin embargo, que las variables no son globales para toda la aplicación (cada variable existe dentro del flujo de trabajo donde vive); si necesita algo más global, el portapapeles del sistema siempre está disponible como una variable “especial” en la aplicación con un token del Portapapeles dedicado en las acciones que lo permiten.

Cómo usar flujos de trabajo fuera de la aplicación

Hay varias maneras en que los flujos de trabajo se pueden integrar con iOS a un nivel más profundo.

Si tiene un flujo de trabajo que prefiere ejecutar desde fuera de la aplicación, puede iniciarlo como una extensión de acción desde la hoja de compartir de iOS. Desde la configuración de un flujo de trabajo, configure el tipo como extensión de acción, elija qué tipo de datos aceptará el flujo de trabajo de otras aplicaciones, ¿debería estar disponible cuando esté compartiendo texto? ¿O imágenes? – y estás listo.

Configurar un flujo de trabajo como una extensión de acción

La próxima vez que esté en una aplicación y desee utilizar los datos de esa aplicación en su flujo de trabajo, ejecute la extensión de flujo de trabajo, elija el flujo de trabajo y se ejecutará dentro de la aplicación host. Por ejemplo, hay un flujo de trabajo que convierte los enlaces en versiones PDF de sus páginas web, que puede ejecutar en Tweetbot o Google Chrome, por ejemplo. La extensión de acción es, de lejos, mi aspecto favorito de Workflow y ha reinventado la forma en que trabajo en mi iPad Pro.

También existe la posibilidad de fijar flujos de trabajo como widgets y usarlos en la vista Hoy del Centro de notificaciones. Cuando se ejecutan como widgets, sus flujos de trabajo tendrán algunas funcionalidades limitadas; no puede, por ejemplo, mostrar archivos PDF o abrir el teclado en el widget, pero todo lo demás (menús interactivos, solicitudes web) funcionará perfectamente con una versión reducida. interfaz.

Un flujo de trabajo como un widget

El widget es una forma fantástica de acceder rápidamente a flujos de trabajo que ejecuta varias veces al día. Tengo uno que me muestra una lista rápida de contactos a los que quiero enviar mensajes con respuestas predefinidas (como enviar mensajes de texto a mi novia diciendo que llegué a casa), y no podría vivir sin ellos ahora.

Por último, iCloud Drive. Si bien Workflow no es un administrador de archivos, sí tiene funciones de administración de archivos que lo ayudan a trabajar con documentos para que pueda obtener detalles de los archivos, abrirlos y compartirlos con otras aplicaciones y servicios. Workflow siempre ha sido compatible con la lectura y la escritura en Dropbox, pero en el último año la aplicación también ha recibido soporte para iCloud Drive para guardar y abrir archivos ay desde iCloud.

Si se utiliza con la acción ‘Obtener archivo’ y la opción ‘Mostrar selector de documentos’ desactivada, podrá recuperar un archivo específico de la carpeta / Workflow / en iCloud Drive por nombre de archivo. Esto efectivamente le permite almacenar activos y documentos en iCloud Drive, que luego puede combinar con otras acciones para automatizar archivos dentro de Workflow.

Un lugar para experimentos

El flujo de trabajo es la productividad de Minecraft para iOS: Al integrarse profundamente con las características y aplicaciones nativas de iOS, las cientos de acciones de Workflow son los componentes básicos que le ayudarán a ahorrar tiempo al realizar cualquier tipo de tarea repetitiva. Tanto para principiantes como para usuarios más avanzados, Workflow es un faro para la automatización de iOS, y no hay nada igual en la App Store.

Es la aplicación más poderosa de mi iPhone y iPad: no podría trabajar sin ella y, casi dos años después de su lanzamiento, todavía estoy descubriendo su potencial infinito. Y, con suerte, este artículo también puede ayudarlo a lo largo de su viaje de Flujo de trabajo.

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